İnsan Kaynakları, yönetimi içerisinde önemli bir yer tutan personel ücret ödemeleri, elektronik ortamda ücret bordrosu tahakkukları ile yapılmaktadır. Ücret bordroları yapımında İş Yasası, Sosyal Güvenlik Yasası, Vergi Yasalarındaki değişiklikler ve bilhassa 01.10.2008 tarihinden itibaren uygulanmaya başlanan, 5510 sayılı yasa ile yapılan değişiklikler nedeniyle bordronun doğru yapılması ve personele bilgi verilmesi aşamasında sorunlar yaşanmasına sebep olmaktadır.
Bordro yapımı öncesinde, yapılması aşamasında ve sonrasındaki işlemlerinin doğru yapılmaması sonucunda şirketlerin giderleri arttırılmakta, idari para cezaları ödenmekte, iş davaları kaybedilmekte, ödenen faizler dışında yapılan denetimlerde uygulayıcıların sorun yaşamasına sebep olmaktadır.
Şirketlerde, yaptığımız insan kaynakları denetimlerinde bazı şirketlerde önemli bordro hataları tespit edilmektedir. Denetim raporlarından elde edilen bilgiler sonucunda bu eksiklikleri tespit eden ve değerlendiren, şirketler hataları ortadan kaldıracak tedbirler alarak, fazla gider yazılan kısımları ve idari para cezalarını ortadan kaldırmaktadır. Yapılan uygulama hatalarının bir kısmı kısa sürede anlaşılıp düzeltilme imkânı bulunsa da, bazı uygulama hataları kısa sürede anlaşılmamakta, riskler daha sonra ortaya çıkarak şirketlerin zararına sebep olmaktadır.
Olayın boyutlarını ele aldığımızda, ücret bordrosu, insan kaynaklarında çalışan personele, bazı şirketlerde mali işler biriminde çalışan personele yaptırılmakta ve bazı şirketlerde ise bilgisayar kullanan ancak insan kaynakları özlük işleri, iş yasası uygulamaları, Sosyal Güvenlik yasası uygulamaları, Gelir vergisi ve ilgili yasalar hakkında bilgi ve uygulama tecrübesi bulunmayan personele ücret tahakkukları yaptırılmaya çalışılmaktadır.
İnsan Kaynakları ve Mali İşler birimlerinde çalışan personele eğitim aldırılmadan bordro yapımı görevi verilmektedir. Bu birim yöneticilerinin, özlük işleri ve ücret konuları hakkında yeterli bilgiye sahip olmaması, personelin yeterli bilgi ve eğitimle bilgilendirilmemesi halinde bordrolar hatalı yapılmaktadır. Yapılan hatalar sonucunda firmalarda ödenen tazminat ve mesai ücretleri nedeniyle önemli oranda gider yazılmak durumunda kalınmaktadır.
Asıl işleri, ücret bordrosu tahakkukları olmayan veya bu konularda eğitim almamış personel tarafından yapılan hatalı uygulamalar, bordro programının teknik yapısında yer almayan bazı bilgiler en çarpıcı örnekleri oluşturmakta ve bazı bilgisayar programlarında ise uygulama hataları şirketlerin, farkında olmadan vergi kaçakçısı durumuna sokmaktadır.
- Bordro parametrelerindeki bilgilerin bordroda tam olarak gösterilmemesi,
- AGİ ödemelerinin bordroda aylık vergiden düşülerek gösterilmesi,
- Yeni işe alınan personelde kümülatif vergi matrahının yanlış uygulanması,
- Fazla mesai sütunlarının bordroda gösterilmemesi,
- Kıdem ve ihbar tazminat hesaplamalarının yanlış yapılması,
- Şahıs sigortası ve bireysel emeklilik sigortası indirimlerinin yanlış hesaplanması,
- Ulusal bayram ve genel tatil günü çalışma ücretlerinin yanlış hesaplanması,
Gibi konularda yapılan hatalar şirketlerde yüksek maliyetler ve riskler olarak ortaya çıkmaktadır. Bu hatalar nedeniyle personele sorumluluk yüklemek doğru olarak değerlendirilemez. Nedenlerine gelince eğitim aldırılmamış, uygulamaları bilmeyen personele bu görevler verilmemeli veya eğitim aldırdıktan sonra verilmelidir. Şirketlerde işin sahibi ve gereken itinayı göstermek zorunda olması gereken kişiler işverenler ve işveren vekili olarak çalışan yöneticileri, bir derece sorumlu olarak kabul etmek daha doğru bir yaklaşım olacaktır.
İşverenler ve üst düzey Yöneticiler,
- İnsan kaynakları ve İş yasaları konusunda ön bilgilere sahip olmalı,
- İK dışındaki diğer yöneticilere, İnsan kaynakları ve İş yasaları hakkında eğitim aldırılmalı,
- İnsan Kaynakları konusunda uzman danışmanlara denetim yaptırılmalı,
- Şirketin risklerinin, tespit edilmesini sağlayarak tedbir alınmalı,
- Aylık personel raporları alınmalı ve kontrol edilmesi sağlanmalıdır,
Yöneticilerinin, yeterli tedbir almamaları halinde yapılan hataların bilinmemesi şirketlere, önemli zarar verdiği gibi risklerin hemen ortaya çıkmaması nedeniyle, ilerde risk oluşturarak önemli boyutlara ulaşmaktadır.
Son dönemlerde İnsan Kaynakları fonksiyonlarını bilen ancak özlük işleri ve iş yasalarını konusunda yeterli alt yapıya sahip olmayan yöneticiler artmaya başlamıştır. Yazıda belirtilen hataların ortadan kaldırılması için eğitim almış, uygulama yapmış yönetici ve uzmanların, istihdamına gerek duyulduğu gibi büyük şirketlerde İK birimlerinde İş ve Sosyal Güvenlik uzmanlarına organizasyonda yer vermek gerekecektir.
Şakir Gülsever
Yönetim Danışmanı
Yazı FSEK gereğince İzinsiz, kaynak gösterilmeden kopyalanamaz, değiştirilemez, yayınlanamaz.