ÜCRET BORDROSU YAZILIMLARI
Küçük işletmeler dışındaki şirketler, kamu kurumları, iktisadi devlet teşekkülleri, Ücret Bordrosu yapmak için çeşitli firmalardan yazılımlar satın alarak personel ücret bordrolarını bu programlar vasıtasıyla yapmaktadır.
Personel istihdam eden şirket ve kurumlar ücret bordrosu için gerekli olan yazılımları 2 şekilde edinmektedirler;
1) Hazır bordrolama programları satın almaktadırlar.
2) Büyük şirketler ise genel olarak kendine özgü program geliştirecek yazılım firmaları ile anlaşarak İnsan Kaynakları programları ve ücret bordrosu programlarını kendi bünyelerinde yaptırarak kullanmaktadırlar.
Satışını yapan veya firmaya özel program yazan Yazılım Uzmanlarının ve Danışmanların birçoğu bu konudaki bilgi eksiklikleri nedeniyle ücret bordrosu yapan kullanıcıların (Client) tahakkukları yanlış yapmasına sebep olmaktadır. Bu ise programları kullanan firmaların zarar etmesine ve fazla vergi ödemesine yol açmaktadır.
ÜCRET BORDROSU UYGULAMA HATALARI
Uygulama hatalarının küçümsenemeyecek bir kısmi bu yazılımlardan kaynaklanmakta olup diğer bir kısmı ise şirketlerde bordro yapan personelin bilgi eksikliği, ücret ve bordro konuları ile ilgilenen uzman ve yöneticilerin konuyu yeteri kadar bilmemelerinden kaynaklanmaktadır.
Bu Hatalar Nasıl Yapılmakta ve Sonuçlanmakta?
Ay sonlarında ücret tahakkuklarının yapılması aşamasında, yeni personelin işe giriş işlemleri sırasında alınan bilgilerin sistemlere yanlış girilmesi, yazılım kullanım kılavuzlarındaki açıklamalara göre işlem yapılması sonucu şirketler fazla vergi ödemek durumunda kalarak zarara uğramakta veya personel ücretlerinden fazla vergi keserek personelinin daha az ücret almasına sebep olmaktadır.
Sık yapılan bir diğer hata ise bazı indirimlerin 2 defa uygulanmasıdır. Bunun en bilinen nedeni; birimler arasındaki iletişim eksikliği, bordro yapımına/kontrolüne ve yasal mevzuata hakim olmayan uzman ve elemanların bu hatalar hakkında bilgilerinin olmamasıdır. Yanlış uygulamaların sonuçlarının kısa sürede anlaşılamaması nedeniyle uzun yıllar eksik vergi yatırılmaktadır.
GELİR İDARESİ VE SGK ÇALIŞMALARI
Gelir idaresi ve SGK’ nın yeniden yapılandırma çalışmaları için torba yasa ile vergi ve SGK primlerinin taksitlendirilmesi sağlanmıştır. Taksitlendirme müracaat tarihinden sonra denetimlere hız verilmesi için yeni kadrolar tahsisi edilmiş ve eğitimler tamamlanma aşamasına gelmiştir.
Matrah arttırmayan veya borç taksitlendirmesi talebinde bulunmayan firmalardan başlamak üzere denetimlere başlanacaktır. SGK işlemlerin bilgisayar ortamına aktarılmasında oluşan personel fazlası ile kurum 3-4 kişilik gruplar hallinde firmaları ziyaret ederek denetimler için ön hazırlıklar yapıldığını göstermektedir.
BORDRO HATALARININ TESPİT EDİLMESİ
İnsan Kaynakları birimlerinde çalışanlar veya ücret bordrosu dış kaynak hizmeti sunan bazı firmalarda sadece yazılımlar esas alınarak yapılan ücret bordrosu tahakkuklarını yapan uzman ve elemanların bu konularda yeterli bilgisinin olmaması riskleri her gün arttırdığı gibi ortaya çıkmasını da engellemektedir.
ÜCRET BORDROSU VE FİRMALARI BEKLEYEN SORUNLAR
Fazla Gelir vergisi kesintisi nedeniyle şirketlerin giderlerinin artması, bazı indirimlerin sehven fazla yapılması nedeniyle vergi kaybı yaşanması, düzeltme beyanları gerektirmesi, personelden fazla gelir vergisi kesintisi yapılması gibi sorunlar firmaları bekleyen önemli konulardır.
FİRMALAR NELER YAPMALI
Bordroda yapılan bu hataların kısa sürede ortaya çıkmasına şirketler ihtimal vermeseler de Gelir idaresi ve SGK incelemeleri başlamadan önce bordro yazılım veya uygulama hatalarını ortaya çıkaracak çalışmalara başlamaları, bordro işlemlerini yapacak personeli eğitmeleri veya bu konuları iyi bilen personel istihdam etmeleri gerekmektedir.
En önemli konu ise bu hataları ortaya çıkaracak denetim yaptırmalı ve tedbir almalıdır.
Global sektörlerde iş yapan firmaların denetim çalışmalarında bile gözden kaçan bu aksaklıkların firmalarda sorun yaratması ihtimali her geçen gün artmaktadır. 2-3 yıldır devam eden hatalar nedeniyle şirketlerin uğrayabileceği zararlar, düzeltme beyanları, ek bildirge verilmesi dışında şirketlerin fazla vergi vermeleri sorunları oldukça fazladır.
Indense Danışmanlık Yönetim Danışmanı Şakir Gülsever tarafından yazılmıştır.Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu uyarınca kaynak göstermeden kopyalanamaz, değiştirilemez, yayınlanamaz.